Administración de Procesos

Un sistema organizacional se compone de un conjunto de procesos interdependientes enfocados por su Misión y la entrega de resultados planeados.

Las cadenas de procesos que operan de forma sincronizada son las responsables de entregar el valor intencionado de forma eficiente. Sin embargo, la mayor parte de las organizaciones deben derrumbar el enfoque funcional, para dejar de buscar resultados definiendo objetivos departamentales e individuales que distorsionan la finalidad primaria de todo proceso:  “entregar salidas bien a la primera”.

Para lograr el enfoque de sistema se requieren estructuras de trabajo celulares basadas en la colaboración, la suma de talento y el enfoque de procesos.  De esta manera se promueven las interacciones positivas que se retroalimentan de las nuevas necesidades de sus clientes, para desarrollar respuestas de valor atractivas.

A estas estructuras les denominamos “equipos de proceso” y se integran por personal con el talento requerido por su propósito, que generalmente resultan en equipos interdisciplinarios o interdepartamentales.

ISO-9001:2015 promueve la visión de la empresa como un sistema compuesto de procesos, y la necesidad de administrar la mejora de su desempeño.

El programa “administración por procesos” se compone de doce módulos estructurados de acuerdo a un modelo que ordena su desarrollo por etapas, dirigidas a desarrollar la competencia, al tiempo que cada equipo transforma su proceso sintonizándolo y alineándolo en el propósito de entregar salidas de calidad consistente, en las cantidades y oportunidad requeridas.

El proyecto de transformación se resume en la gráfica siguiente. La cual explica que para obtener procesos preventivos o proactivos que entregan salidas de calidad consistente y resultados mejorados continuamente, se requiere que su personal domine y ponga en práctica las metodologías de gestión de procesos.

Para facilitar la integración del sistema y la comprensión de las interdependencias entre los procesos que lo componen, se utiliza la aplicación electrónica “red de procesos”.

Esta aplicación facilita que el personal visualice y entienda las interdependencias de todos los procesos del sistema, no sólo de aquellos en los que se involucra, por lo cual resulta formativo poder consultar la arquitectura de cada proceso, para estudiar cómo se relacionan y cómo se afectan.

“Red de Procesos”

La red de procesos actúa como facilitador para:

  • definir y clasificar los procesos y partes interesadas del sistema;
  • desplegar las necesidades de los segmentos de clientes o partes interesadas en los procesos involucrados;
  • configurar los procesos para entregar las salidas con la calidad requerida;
  • definir las interacciones (entradas y salidas), entre los procesos con la finalidad de sincronizarlos y alinearlos;
  • clasificar las entradas de cada proceso en función de los recursos que lo componen;
  • registrar los acuerdos cliente – proveedor, incluyendo sus reglas de interacción;
  • evaluar el desempeño de cada entrada del proceso para provocar retroalimentación objetiva y colaboración en el propósito de la cadena.

Beneficios adicionales

  • Utilizarán la plataforma T@lentum y la aplicación electrónica “Red de Procesos” como laboratorio para poner en práctica los conceptos y metodologías aprendidas y reforzar su utilidad.
  • Obtendrán recursos de aprendizaje electrónicos que habilitarán al personal inscrito a repasar y reforzar los conceptos y metodologías aprendidas.
  • Obtendrán la evaluación de los entregables de cada etapa de la metodología para validar su progreso en el dominio de las mismas.
  • Podrán programar sesiones presenciales, o por tecnología de vídeo – conferencia (gotomeeting), según la necesidad y flexibilidad requeridas.

 

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